Как составить график отпусков на 2020 год

График отпусков на 2020 год – нормативный документ для внутреннего пользования, устанавливающий очередность и продолжительность ежегодного оплачиваемого отдыха. Наличие графика решает несколько задач одновременно. С его помощью можно планировать работу предприятия на время отсутствия одного или нескольких специалистов, своевременно начислить отпускные и выплатить их сотрудникам; минимизировать вероятность накапливания неиспользованных отпусков.

Форма

Предприятие-работодатель самостоятельно определяет форму составления графика отпусков в 2020-м году. Удобнее оформлять документ как таблицу, в которой собрана информация по сотрудникам всех подразделений и филиалов компании:

• ФИО и должность штатного специалиста;
• табельный номер;
• запланированная дата начала и окончания отпуска;
• количество дней;
• графы для внесения изменений (в случае, если начало отдыха сместится).

Единая форма Т-7, существовавшая до 2013 года, больше не является обязательной, но многие предприятия пользуются этим бланком как наиболее удобным.

Скачать форму для графика отпускных

В документе также указывается его номер, дата и год составления, период, для которого он составляется. Заверяется он подписями начальника отдела кадров и руководителя компании.

Сроки составления

В ст. 123 Трудового кодекса РФ сказано, что расписание на предстоящий год составляется не позднее, чем за 14 дней до начала следующего года. Это значит, что предельный срок на 2020 год – 17 декабря 2019-го.

[reklama2]

Директор компании или его заместитель (в рамках своей компетенции) могут сместить его на более раннюю дату. Решение оформляется приказом по предприятию.

Предварительный этап

Перед составлением графика ответственный специалист должен узнать о пожеланиях каждого работника. Не обязательно узнавать точные даты – для начала достаточно уточнить месяц и зафиксировать в черновом варианте.

Работодатель учитывает пожелания подчиненных и выполняет их по мере возможности. Есть несколько категорий, которым предоставляется очередной отпуск в то время, когда они хотят, согласно российскому законодательству.

К таким категориям относятся:

• Мужчины, жены которых находятся в декретном отпуске.
• Несовершеннолетние сотрудники.
• Ликвидаторы аварии на Чернобыльской АЭС.
• Специалисты, работающие по совместительству.
• Почетные доноры РФ.

Это важно! Работники, подпадающие под перечисленные выше категории, пишут заявление в произвольной форме, где указывают желаемые даты очередного отпуска. Заявление сдается в отдел кадров, а в случае изменений – составляется заново.

Длительность

В графике на 2020 год обязательно указывается продолжительность в календарных днях. В статье 115 ТК РФ сказано, что основной отпуск длится 28 дней, но в том же Трудовом кодексе перечислены категории, для которых он более длительный:

• педагоги;
• инвалиды;
• государственные служащие;
• рабочие вредных и опасных производств;
• сотрудники с ненормированным рабочим днем;
• работающие на Крайнем Севере.

Подростки, занятые на производстве, также относятся к льготным группам. Длительность ежегодного отпускного периода для них составляет 31 день.

Даты

Работник может указывать месяц или конкретную дату – по желанию. В первом случае ему придется писать дополнительное заявление, в котором называть конкретные даты. Во втором случае этого делать не придется, потому что они изначально указаны в документе.

Если в графике обозначен только месяц, необходим приказ по учреждению за подписью первого руководителя, определяющий сроки подачи заявления с указанием конкретного дня начала отпуска. В идеале сотрудник должен подать его не позднее, чем за две недели до запланированной даты.

Это необходимо для соблюдения требований, установленных законодательством:

• Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ, начальник обязан заблаговременно известить подчиненного о предстоящем отпуске.
• В статье 136 того же Кодекса сказано, что бухгалтерия компании должна оплатить отпуск своевременно. Крайний срок – 3 дня до его начала.

Специфика фирмы

При составлении графика обязательно учитываются производственные потребности и финансовые возможности работодателя. Нельзя одновременно предоставить отпуск всем специалистам отдела сбыта, бухгалтерии, транспортной службы – временное отсутствие профильных специалистов негативно отразится на выпуске продукции, продажах,  парализует работу предприятия.

В некоторых учреждениях ежегодный отпуск делится на 2 части по согласованию сторон. Принять такое решение в одностороннем порядке администрация не вправе.

Внимание! Отпускной период можно делить на 2,3 и более частей – законодательных ограничений к этому нет. При дроблении важно, чтобы одна часть составляла 14 дней. Больше – можно, меньше – нет.

При использовании такой схемы каждый отпускной период (со дня начала и до дня окончания) вносится в график отдельно.

[reklama2]

Последовательность действий

1. Приказ по предприятию с указанием конечных сроков составления документа, ответственных должностных лиц.
2. Сбор предварительных сведений о желаемом времени отдыха у сотрудников.
3. Составление графика по унифицированной форме, в произвольном виде или по образцу, утвержденному приказом по предприятию.
4. Утверждение графика руководством (на основании приказа).
5. Ознакомление с приказом и отпускным расписанием каждого сотрудника.

Это важно! График обязателен к исполнению обеими сторонами, поэтому согласие с ним работники подтверждают личной подписью. В документе должна быть графа для подписи.

Внесение изменений

Изменения в документ вносятся, когда даты отдыха переносятся. Основанием для этого является:

• заявление сотрудника с указанием причины переноса;
• болезнь работника;
• отзыв с отдыха до его окончания в связи с производственной необходимостью.

Смещение дат и внесение изменений в согласованный график оформляется на основании приказа по предприятию. Отменить документ после его утверждения нельзя. Сведения, касающиеся новых сотрудников, проще оформлять как дополнение или приложение к нему.

Срок хранения

Срок хранения типовых управленческих документов, в частности, графика отпусков, составляет 1 год. Отсчитывается он с 1 января 2020-го и хранится до 1 января 2021-го.

Читайте также:

• Январь 2020 года в России: календарь, праздники, выходные
• Что делать, если отпуск выпадает на новогодние праздники в 2020 году

(Пока оценок нет)

Загрузка...